Minggu, 06 Januari 2013

Teknik Persidangan, Diskusi, dan Rapat


TEKNIK PERSIDANGAN

Sidang yaitu untuk memutuskan suatu perkara atau masalah.
Sidang di bagi kedalam beberapa bagian yaitu :
  1. Sidang Paripurna / pleno yaitu sidang yang diikuti oleh seluruh peserta persidangan
  2. Sidang Komisi yaitu sidang yang diikuti hanya oleh beberapa pihak atau bagian persidangan
  3. Sidang sub komisi
Perangkat sidang :
  1. Peserta sidang
  2. Presidium atau pimpinan sidang
    • Ketua
    • Anggota
    • Anggota
  3. Agenda acara persidangan / materi persidangan
  4. Ruangan sidang
    • Meja
    • Kursi
    • Palu sidang
    • Pengeras suara
  5. Tata tertib persidangan
Syarat – syarat pimpinan sidang (normative):
  1. Mempunyai pengetahuan yang luas (cerdas)
  2. Memahami atau mengetahui masalah yang akan dibahas
  3. Bijaksana/netral/demokratis
  4. Terampil memimpin sidang
Tugas Pimpinan sidang :
  1. Membuka dan menutup sidang
  2. Menjelaskan dan mengatur serta mengarahkan permasalahan agar focus
  3. Membuat keputusan-keputusan
Aturan persidangan :
  1. Disiplin
  2. Berbicara setelah adanya izin dari pimpinan sidang
  3. Kerjasama antara pihak-pihak yang terkait dengan persidangan
Etika Persidangan :
  1. Interupsi / penyelaan / pemotongan pembicaraan
  2. Skorsing / pemberhentian acara waktu persidangan 
  3. Digunakan untuk lobi atau komunikasi nonformal diluar persidangan
  4. Untuk menghadapi keadaan darurat (chaos)
  5. Refreshing 
  6. Ketukan palu sidang 1 (satu) kali ketukan
    • Digunakan untuk perpindahan atau pergantian pimpinan sidang
    • Digunakan untuk pengesahan putusan biasa point per point dan atau bab per bab
    • Digunakan untuk skorsing kurang dari 15 menit (1x15 menit)
  7. 2 (dua) kali ketukanDigunakan untuk skorsing lebih dari 15 menit (2x15 menit)
  8. 3 (tiga) kali ketukan
    • Membuka dan menutup acara
    • Pengesahan keputusan yang bersifat prinsipil atau pengesahan keputusan dari semua hasil persidangan (konsideran)
Macam-macam interupsi :
  1. Interupsi point of order (digunakan apabila interupsi yang bersifat prinsipil)
  2. Interupsi point of information (digunakan apabila ada informasi yang berhubungan dengan acara persidangan)
  3. Interupsi point of clarification (digunakan apabila ada klarifikasi yang berhubungan dengan acara persidangan)
  4. Interupsi point of personal privilege (digunakan untuk melakukan pembelaan yang bersifat personal/privacy).


Teknik Persidangan, Diskusi, dan Rapat

1. DASAR PEMIKIRAN
Permusyawaratan dalam MUBES/KONGRES/RAKER sebagai tempat pengambilan keputusan yang demokratis membutuhkan persidangan-persidangan. Hal ini dilakukan secara fokus dan berimbang untuk mendapatkan hasil yang maksimal. Keputusan terbaik pada akhirnya akan lahir dari pemahaman dan ketaatan terhadap aturan didalam sebuah persidangan.
Persidangan didefinisikan sebagai pertemuan formal organisasi guna membahas masalah tertentu dalam upaya untuk menghasilkan keputusan yang dijadikan sebagai acuan/Ketetapan. Keputusan dari persidangan ini bersifat mengikat kepada seluruh elemen organisasi selama belum diadakan perubahan atas ketetapan tersebut. Ketetapan ini sifatnya final sehingga berlaku bagi yang setuju ataupun yang tidak, hadir ataupun tidak hadir ketika persidangan berlangsung

2.JENIS PERSIDANGAN
1) Sidang Pleno
a.Sidang Pleno diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan
b.Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidang
c.Sidang Pleno dipandu oleh Steering Committee
d.Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu yang berhbngn dengan permusyawaratan

2). Sidang Paripurna
a.Sidang Paripurna diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan
b.Sidang Paripurna dipimpin oleh Presidium Sidang
c.Sidang Paripurna mengesahkan segala ketetapan dan keputusan yang berhubungan dengan Permusyawaratan

3).Sidang Komisi
a.Sidang Komisi diikuti oleh anggota masing-masing Komisi
b.Anggota masing-masing Komisi adalah peserta dan peninjau yang ditentukan oleh Sidang Pleno
c.Sidang Komisi dipimpin oleh seorang pimpinan dibantu seorang Sekretaris Sidang Komisi
d.Pimpinan Sidang Komisi dipilih dari dan oleh anggota Komisi dalam Komisi tersebut
e. Sidang Komisi membahas materi-materi yang menjadi tugas dari Komisi yang bersangkutan

3. ATURAN PERSONALIA SIDANG
1.Peserta
Hak peserta:
a.Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secara
lisan maupun tertulis
b.Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusan
c.Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihan
d.Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihan
Kewajiban peserta:
a.Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
b.Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan

2.Peninjau
Hak Peninjau:
-.Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secara
lisan maupun tertulis
Kewajiban Peninjau:
a.Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
b.Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan
3.Presidium Sidang
a.Presidium Sidang dipilih dari dan oleh peserta Permusyawaratan melalui Sidang Pleno yang dipandu oleh Panitia
Pengarah
b.Presidium Sidang bertugas untuk memimpin dan mengatur jalannya persidangan seperti aturan yang disepakati
peserta
c.Presidium Sidang berkuasa untuk memimpin dan menjalankan tata tertib persidangan

4. ATURAN KETUKAN PALU dan kondisi-kondisi lain :
1 kali ketukan
a.Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang.
b.Mengesahkan keputusan/kesepakatan peserta sidang poin perpoin (keputusan sementara).
c.Memberi peringatan kepada peserta sidang agar tidak gaduh.
d.Menskors dan mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya tidak terlalu lama sehingga peserta sidang tidak perlu
meninggalkan tempat sidang.
e.Mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru.

2 kali ketukan :
Untuk menskorsing atau mencabut skorsing dalam waktu yang cukup lama, misalnya istirahat, lobying,
sembahyang,makan.
Skorsing ialah penundaan persidangan untuk sementara waktu.
Lobying ialah suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan perbedaan pendapat dalam pengambilan keputusan

3 kali ketukan :
a.Membuka/menutup sidang atau acara resmi.
b.Mengesahkan keputusan final /akhir hasil sidang.

Contoh kalimat yang dipakai oleh Presidium Sidang
1.Membuka sidang
“Dengan mengucap Bismilahirahmanirahim, sidang pleno I saya nyatakan dibuka. “ tok…….tok…….tok

2Menutup sidang
“Dengan mengucap Alhamdulillahriabilalamin, sidang pleno I saya nyatakan ditutup.” Tok……..tok……..tok

3. Mengalihkan pimpinan sidang
“Dengan ini pimpinan sidang saya alihkan kepada pimpinan sidang berikutnya” tok.

4Mengambil alih pimpinan sidang
“Dengan ini pimpinan sidang saya ambil alih “ tok

5 Menskorsing sidang
“Dengan ini sidang saya skorsing selama 15 menit” tok……….tok.

6Mencabut skorsing
“Dengan ini skorsing 15 menit saya cabut dan saya nyatakan sidang dilanjutkan“ tok…….tok
.
7Memberi peringatan kepada peserta sidang
Tok………. “Peserta sidang harap tenang !”

Syarat-syarat Presidium Sidang :
Pimpinan Sidang/presidium Pimpinan sidang berperan sebagai pengatur jalannya sidang agar menghasilkan keputusan yang disepakati bersama. Pimpinan sidang tidak boleh berpihak pada salah satu pihak peserta dan hanya boleh memutuskan sesuatu atas persetujuan peserta sidang. Kriteria yang harus dimiliki oleh pimpinan sidang sbb :
• cerdas
• bijaksana
• tegas
• berwawasan luas
• humoris
• kharisma
Pimpinan sidang dipilih oleh peserta sidang dan biasanya berjumlah ganjil. Satu sebagai notulen dan dua orang pimpinan sidang yang lain secara bergantian memimpin sidang sesuai kesepakatan.

Syarat-syarat
a.Mempunyai sifat leadership, bijaksana dan bertanggung jawab
b.Memiliki pengetahuan yang cukup tentang persidangan
c.Peka terhadap situasi dan cepat mengambil inisiatif dalam situasi kritis
d.Mampu mengontrol emosi sehingga tidak terpengaruh kondisi persidangan


Sikap Presidium Sidang :

a.Simpatik, menarik, tegas dan disiplin
b.Sopan dan hormat dalam kata dan perbuatan
c.Adil, bijaksanan dan menghargai pendapat peserta

4. QUORUM DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN
1.Persidangan dinyatakan syah/quorum apabila dihadiri oleh sekurang-kurangnya ½ n + 1 dari peserta yang terdaftar
pada Panitia (OC)
2.Setiap keputusan didasarkan atas musyawarah untuk mufakat, dan jika tidak berhasil diambil melalui suara terbanyak
(½ + 1) dari peserta yang hadir di persidangan
3.Bila dalam pengambilan keputusan melalui suara terbanyak terjadi suara seimbang, maka dilakukan lobbying sebelum
dilakukan pemungutan suara ulang


5. INTERUPSI
Ialah suatu bentuk selaan atau memotong pembicaraan dalam sidang karena adanya masukan yang perlu diperhatikan
untuk pelaksanaan sidang tersebut.
Macam macam interupsi antara lain.
1.Interuption of order, Bentuk interupsi yang dilakukan untuk meminta penjelasan atau memberikan masukan yang
berkaitan dengan jalannya persidangan. Mis. saat pembicaraan sudah melebar dari pokok masalah maka seseorang
berhak mengajukan interuption of order agar persidangan dikembalikan lagi pada pokok masalahnya sehingga tidak
melebar dan semakin bias.
2.Interruption of information, Bentuk interupsi berupa informasi yang perlu diperhatikan oleh seluruh peserta sidang
termasuk pimpinan sidang. Informasi bisa internal (mis. informasi atau data tentang topik yang dibahas) ataupun
eksternal (mis. situasi kondisi di luar ruang sidang yang mungkin dapat berpengaruh terhadap jalannya persidangan).
3.Interruption of clarification, Bentuk interupsi dalam rangka meminta klarifikasi tentang pernyataan peserta sidang
lainnya agar tidak terjadi penangkapan bias ketika seseorang memberikan tanggapan atau sebuah penegasan terhadap
suatu pernyataan.

4.Interruption of explanation, Bentuk interupsi untuk menjelaskan suatu pernyataan yang kita sampaikan agar tidak
ditangkap keliru oleh peserta lain atau suatu pelurusan terhadap pernyataan kita.
5. Interruption of personal, Bentuk interupsi yang disampaikan bila pernyataan yang disampaikan oleh peserta lain sudah
diluar pokok masalah dan cenderung menyerang secara pribadi.

Pelaksanaan Interupsi :
1. Interupsi dilakukan dengan mengangkat tangan terlebih dahulu, dan berbicara setelah mendapat ijin dari Presidium
Sidang
2. Interupsi diatas interupsi hanya berlaku selama tidak menggangu persidangan
3. Apabila dalam persidangan, Presidium Sidang tidak mampu menguasai dan mengendalikan jalannya persidangan,
maka Steering Comite (SC) diberikan wewenang untuk mengambil alih jalannya persidangan, atas permintaan
Presidium Sidang dan atau Peserta Sidang

6. Draft Materi
Draft Materi Sidang Meliputi bahan-bahan yang akan dibahas dalam persidangan. Biasanya terdiri dari draft Tatib, AD/ART, GBHK, dll yang disusun sebelumnya oleh tim perumus sidang atau panitia khusus.

7. Tata Tertib
Tata tertib persidangan merupakan hasil kesepakatan seluruh peserta pada saat persidangan dengan memperhatikan
aturan umum organisasi dan nilai-nilai universal dimasyarakat.

8. Sanksi-sanksi
Peserta yang tidak memenuhi persyaratan dan kewajiban yang ditentukan dalam tata tertib persidangan akan dikenakan
sanksi dengan mempertimbangkan saran, dan usulan peserta.

6. TEKNIK RAPAT
Pengertian
Rapat mempunyai beberapa pengertian. Dalam pengertian yang luas rapat dapat menjadi sebuah permusyawaratan,
yang melibatkan banyak peserta dan membahas banyak permasalahan penting. Sedangkan dalam pengertian yang
lebih kecil, rapat dapat berupa diskusi yang hanya melibatkan beberapa peserta dengan pembahasan yang lebih
sederhana. Dalam Sub bab ini hal-hal yang berkaitan dengan permusyawaratan tidak lagi diuraikan, dan lebih kepada
rapat dalam pengertian umum/sederhana secara teknis.
Jenis Rapat
1.Rapat Anggota
2.Rapat Pengurus (Rapat Kerja,Rapat Koordinasi, Rapat Pimpinan,dsb).
3.Diskusi.

Fungsi Rapat
1.Penyampaian informasi
2.Pemecahan masalah
3.Mengidentifikasi masalah.
4.Menentukan alternatif.
5.Menguji alternatif.
6.Rapat implementasi.

Prosedur Penyelenggaraan Rapat
1.Persiapan
a.Menyiapkan rencana.
b.Menyiapkan agenda rapat.
c.Menyiapkan kertas kerja.
d.Menyiapkan pembicara/peserta.
e.waktu.
e.Pengambilan keputusan.
f.Penutupan rapat.
3.Pelaporan dan Evaluasi
a.Pelaporan
-Jelas, lengkap dan singkat.
-Pembuat laporan harus mengikuti rapat secara penuh.
-Isi : tanggal/jam, jumlah peserta, pembicara, pokok pembicaraan, keputusan.
b.Evaluasi
-Dilakukan bersama panitia/pengurus.
-Yang dievaluasi adalah semua kegiatan rapat dari persiapan, pelaksanaan, dan hasil.

Yang berperan dalam Rapat
1.Pemimpin Rapat.
2.Peserta Rapat.
3.Undangan dan nara sumber.
4.Materi/bahan rapat.
5.Tata ruang dan tempat duduk.

Persyaratan Pemimpin Rapat
1.Memiliki sikap, tingkah laku, karakter, dan penampilan yang baik.
2.Menguasai permasalahan, dapat mencari jalan keluar.
3.Memberi kepercayaan dan netral terhadap peserta.
4.Pandai menerapkan gaya kepemimpinan

Upaya mensukseskan Rapat
1.Penyelenggaraan yang efektif dan efisien.
2.Pemimpin Rapat harus :
a.Aktif, tegas, mampu membimbing, mengarahkan, dan mencegah pembicaraan yang menyimpang.
b.Diterima sebagai pemimpin, punya integritas dan konsekuen
c.Bicara jelas, tidak mendominasi, terbuka dan dapat menumbuhkan keberanian berbicara / mengemukakan pendapat.

3.Hal-hal lain yang perlu :
a.Peserta rapat jangan berdebat tentang hal-hal yang tidak relevan dengan agenda rapat.
b.Hindarkan adanya gangguan dari luar.
c.Jika ada pertanyaan seyogyanya tidak dijawab sendiri oleh pimpinan rapat.
d.Rapat jangan buru-buru selesai dan juga terlalu lama.

Indikator Rapat yang berhasil
1.Semua undangan/peserta hadir.
2.Prasarana dan sarana memenuhi kebutuhan rapat.
3.Peserta aktif dan banyak masukan.
4.Masalah yang dirapatkan dapat dipecahkan.
5.Sasaran yang direncanakan tercapai.
6.Keputusan rapat dapat dilaksanakan.

7.TEKNIK DISKUSI

Pengertian Diskusi
Diskusi adalah sebuah proses tukar menukar informasi, pendapat, dan unsur unsur pengalaman secara teratur dengan
maksud untuk mendapatkan pengertian bersama yang lebih jelas, lebih teliti tentang sesuatu atau untuk mempersiapkan
dan merampungkan kesimpulan/pernyataan/keputusan. Di dalam diskusi selalu muncul perdebatan. Debat ialah adu
argumentasi, adu paham dan kemampuan persuasi untuk memenangkan pemikiran/paham seseorang.

Manfaat Diskusi
1.Ditinjau dari aspek kepemimpinan, salah satu cara yang baik untuk mengadakan komunikasi dan konsultasi
2.Ditinjau dari segi bahan yang dihadapi, dapat memperdalan wacana/ pengetahuan seseorang mengenai sesuatu.

Pola-Pola Diskusi
1. Prasaran
f.Penyajian bahan pokok oleh satu atau beberapa orang pembicara dengan prasaran tertulis (makalah, kertas kerja).
g.Tanggapan terhadap bahan pokok oleh pembicara lain (penyanggah / pembahas).
h.Tanggapan peserta diskusi (forum) terhadap bahan pokok.

2. Ceramah
a.Seorang / lebih penceramah menguraikan bahan pokok.
b.Tanggapan, sanggahan atau pertanyaan dari forum untuk meminta penjelasan yang lebih teliti.
-Diskusi Panel
c.Bahan pokok disajikan oleh beberapa panelis. Panelis meninjau masalah dari segi tertentu.
d.Tanggapan, sanggahan atau pertanyaan forum untuk meminta penjelasan dari panelis.


-Brainstorming
c.Bahan pokok yang dipersiapkan ditawarkan kepada peserta diskusi oleh pimpinan.
d.Tiap peserta diminta pendapat dan gagasannya. Sebanyak mungkin orang diajak bicara dan setiap ide dicatat.
e.Berbagai ide disimpulkan dan ditarik benang merahnya. Kesimpulan ini kemudian dijadikan kerangkan pembicaraan
dan pembahasan lebih lanjut.

Persyaratan Diskusi
1.Berkomunikasi dalam kelompok dengan catatan :
a.Tata tertib tidak ketat.
b.Setiap orang diberi kesempatan berbicara.
c.Kesediaan untuk berkompromi.
2.Bagi peserta diskusi :
a.Pengertian yang menyeluruh tentang pokok pembicaraan.
b.Sanggup berpikir bebas dan lugas.
c.Pandai mendengar, menjabarkan dan menganalisa.
d.Mau menerima pendapat orang lain yang benar.
e.Pandai bertanya dan menolak secara halus pendapat lain.

3.Bagi pemimpin diskusi :
a.Sikap hati-hati,cerdas,tanggap.
b.Pandai menyimpulkan.
c.Sikap tidak memihak.

TEKNIK PERSIDANGAN
Sidang yaitu untuk memutuskan suatu perkara atau masalah.
Sidang di bagi kedalam beberapa bagian yaitu :
1. Sidang Paripurna / pleno yaitu sidang yang diikuti oleh seluruh peserta persidangan
2. Sidang Komisi yaitu sidang yang diikuti hanya oleh beberapa pihak atau bagian persidangan
3. Sidang sub komisi
Perangkat sidang :
1. Peserta sidang
2. Presidium atau pimpinan sidang
- Ketua
- Anggota
- Anggota
3. Agenda acara persidangan / materi persidangan
4. Ruangan sidang
- Meja
- Kursi
- Palu sidang
- Pengeras suara
5. Tata tertib persidangan
Syarat – syarat pimpinan sidang (normative):
1. Mempunyai pengetahuan yang luas (cerdas)
2. Memahami atau mengetahui masalah yang akan dibahas
3. Bijaksana/netral/demokratis
4. Terampil memimpin sidang
Tugas Pimpinan sidang :
1. Membuka dan menutup sidang
2. Menjelaskan dan mengatur serta mengarahkan permasalahan agar focus
3. Membuat keputusan-keputusan
Aturan persidangan :
- Disiplin
- Berbicara setelah adanya izin dari pimpinan sidang
- Kerjasama antara pihak-pihak yang terkait dengan persidangan
Etika Persidangan :
- Interupsi / penyelaan / pemotongan pembicaraan
- Skorsing / pemberhentian acara waktu persidangan
- Digunakan untuk lobi atau komunikasi nonformal diluar persidangan
- Untuk menghadapi keadaan darurat (chaos)
- Refreshing
- Ketukan palu sidang
1 (satu) kali ketukan
1. Digunakan untuk perpindahan atau pergantian pimpinan sidang
2. Digunakan untuk pengesahan putusan biasa point per point dan atau bab per bab
3. Digunakan untuk skorsing kurang dari 15 menit (1x15 menit)
2 (dua) kali ketukan
Digunakan untuk skorsing lebih dari 15 menit (2x15 menit)

3 (tiga) kali ketukan
1. Membuka dan menutup acara
2. Pengesahan keputusan yang bersifat prinsipil atau pengesahan keputusan dari semua hasil persidangan (konsideran)
Macam-macam interupsi :
- Interupsi point of order (digunakan apabila interupsi yang bersifat prinsipil)
- Interupsi point of information (digunakan apabila ada informasi yang berhubungan dengan acara persidangan)
- Interupsi point of clarification (digunakan apabila ada klarifikasi yang berhubungan dengan acara persidangan)
- Interupsi point of personal privilege (digunakan untuk melakukan pembelaan yang bersifat personal/privacy).


Materi Teknik Persidangan Organisasi
Oleh : diki septiawan
dickseptiawan@gmail.com

1. DASAR PEMIKIRAN
Permusyawaratan dalam MUBES/KONGRES/RAKER membutuhkan persidangan-persidangan. Hal ini dilakukan secara
fokus dan berimbang untuk mendapatkan hasil yang maksimal. Keputusan terbaik pada akhirnya akan lahir dari
pemahaman dan ketaatan terhadap aturan didalam sebuah persidangan.
Persidangan didefinisikan sebagai pertemuan formal organisasi guna membahas masalah tertentu dalam upaya untuk
menghasilkan keputusan yang dijadikan sebagai sebuah Ketetapan. Keputusan dari persidangan ini akan mengikat
kepada seluruh elemen organisasi selama belum diadakan perubahan atas ketetapan tersebut. Ketetapan ini sifatnya
final sehingga berlaku bagi yang setuju ataupun yang tidak, hadir ataupun tidak hadir ketika persidangan berlangsung

JENIS PERSIDANGAN
1)Sidang Pleno
a.Sidang Pleno diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan
b.Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidang
c.Sidang Pleno dipandu oleh Steering Committee
d.Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu yang berhubungan dengan Permusyawaratan
2).Sidang Paripurna
a.Sidang Paripurna diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan
b.Sidang Paripurna dipimpin oleh Presidium Sidang
cSidang Paripurna mengesahkan segala ketetapan dan keputusan yang berhubungan dengan Permusyawaratan
3).Sidang Komisi
a.Sidang Komisi diikuti oleh anggota masing-masing Komisi
b.Anggota masing-masing Komisi adalah peserta dan peninjau yang ditentukan oleh Sidang Pleno
c.Sidang Komisi dipimpin oleh seorang pimpinan dibantu seorang Sekretaris Sidang Komisi
d.Pimpinan Sidang Komisi dipilih dari dan oleh anggota Komisi dalam Komisi tersebut
e. Sidang Komisi membahas materi-materi yang menjadi tugas dari Komisi yang bersangkutan


ATURAN PERSONALIA SIDANG
1.Peserta
Hak peserta:
a.Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secara
lisan maupun tertulis
b.Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusan
c.Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihan
d.Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihan
Kewajiban peserta:
a.Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
b.Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan
2.Peninjau
Hak Peninjau:
-.Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secara
lisan maupun tertulis
Kewajiban Peninjau:
a.Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
b.Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan

ATURAN PERSONALIA SIDANG
1.Peserta
Hak peserta:
a.Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secara
lisan maupun tertulis
b.Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusan
c.Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihan
d.Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihan
Kewajiban peserta:
a.Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
b.Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan
2.Peninjau
Hak Peninjau:
-.Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secara
lisan maupun tertulis
Kewajiban Peninjau:
a.Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
b.Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan

3.Presidium Sidang
a.Presidium Sidang dipilih dari dan oleh peserta Permusyawaratan melalui Sidang Pleno yang dipandu oleh Panitia
Pengarah
b.Presidium Sidang bertugas untuk memimpin dan mengatur jalannya persidangan seperti aturan yang disepakati
peserta
c.Presidium Sidang berkuasa untuk memimpin dan menjalankan tata tertib persidangan

Syarat-syarat Presidium Sidang :
a.Mempunyai sifat leadership, bijaksana dan bertanggung jawab
b.Memiliki pengetahuan yang cukup tentang persidangan
c.Peka terhadap situasi dan cepat mengambil inisiatif dalam situasi kritis
d.Mampu mengontrol emosi sehingga tidak terpengaruh kondisi persidangan
Sikap Presidium Sidang :
a.Simpatik, menarik, tegas dan disiplin
b.Sopan dan hormat dalam kata dan perbuatan
c.Adil, bijaksanan dan menghargai pendapat peserta

ATURAN KETUKAN PALU dan kondisi-kondisi lain :
Ø1 kali ketukan
a.Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang.
b.Mengesahkan keputusan/kesepakatan peserta sidang poin perpoin (keputusan sementara).
c.Memberi peringatan kepada peserta sidang agar tidak gaduh.
d.Menskors dan mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya tidak terlalu lama sehingga peserta sidang tidak perlu
meninggalkan tempat sidang.
e.Mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru.
2 kali ketukan :
Untuk menskorsing atau mencabut skorsing dalam waktu yang cukup lama, misalnya istirahat, lobying,
sembahyang,makan.
Skorsing ialah penundaan persidangan untuk sementara waktu.
Lobying ialah suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan perbedaan pendapat dalam pengambilan keputusan
3 kali ketukan :
a.Membuka/menutup sidang atau acara resmi.
b.Mengesahkan keputusan final /akhir hasil sidang.


Contoh kalimat yang dipakai oleh Presidium Sidang
1.Membuka sidang
“Dengan mengucap Bismilahirahmanirahim, sidang pleno I saya nyatakan dibuka. “ tok…….tok…….tok
2Menutup sidang
“Dengan mengucap Alhamdulillahriabilalamin, sidang pleno I saya nyatakan ditutup.” Tok……..tok……..tok
3. Mengalihkan pimpinan sidang
“Dengan ini pimpinan sidang saya alihkan dari presidium ...kepada presidium...” tok.
4Mengambil alih pimpinan sidang
“Saya terma pimpinan sidang dari pesidium ...,Dengan ini pimpinan sidang saya ambil alih “ tok
5 Menskorsing sidang
“Dengan ini sidang saya skorsing selama 15 menit” tok……….tok.
6Mencabut skorsing
“Dengan ini skorsing 15 menit saya cabut dan saya nyatakan sidang dilanjutkan“ tok…….tok

A. Pendahuluan

Proses pengambilan keputusan (
decision making) dalam sebuah organisasi merupakan hal yang penting serta memiliki posisi strategis, terutama apabila organisasi tersebut dihadapkan pada persoalan yang sulit serta mengancam stabilitas kelangsungan organisasi tersebut. Sebagai organisasi yang memiliki warna demokrasi seperti halnya organisasi kemahasiswaan, langkah decision making senantiasa diperlukan melalui jalan musyawarah antar anggota atau musyawarah pengurus. B. Persidangan dalam Kontek Musyawarah

Secara
etimologi siding menunjukkan pada subjek yang terlibat dalam suatu pertemuan yang resmi seperti sidang pimpinan/anggota, sidang hakim, sidang jum’at dan sebagainya. Tujuan yang hendak dicapai dalam persidangan adalah usaha komunikasi guna mencapai kesepakatan tertentu yang bermuara pada proses pencapaian tujuan organisasi secara mufakat. Persidangan yang dilaksanakan melalui jalan musyawarah tersebut menuntut adanya kesepakatan-kesepakatan yang telah disetujui bersama oleh peserta sidang.

Sidang atau musyawarah atau rapat adalah suatu pertemuan untuk memutuskan suatu perkara atau masalah. Persidangan diartikan sebagai suatu forum yang dilaksanakan secara formal oleh suatu lembaga, organisasi atau unit-unit lain dengan suatu persoalan atau menyangkut pertanggung jawaban pengurus organisasi pada masa akhir kepengurusannya. Persidangan adalah termasuk jenis diskusi karena didalamnya terdapat interaksi antara peserta sidang untuk merumuskan suatu tujuan tertentu. Istilah persidangan memiliki nilai yang lebih sekedar diskusi karena didalam persidangan menghasilkan sesuatu yang akan memiliki kekuatan hukum. Hal itu dikarenakan bahwa persidangan biasanya dilakukan oleh lembaga-lembaga formal atau nonformal yang menempatkan persidangan sebagai forum tertinggi. Jadi persidangan sifatnya lebih formal dan isi pembicaraannya lebih bersifat politik legal serta menghasilkan keputusan-keputusan politik yang mengikat banyak orang serta kepentingan.

Persidangan biasanya sangat alot, karena isi pembicaraan begitu komplek serta berhubungan dengan tujuan ideal yang akan dicapai. Selain itu dikarenakan banyaknya kepentingan yang muncul sehingga tidak heran apabila suatu persidangan sangat alot dan kecenderungan panas yang mengundang kontak fisik. Gesekan-gesekan dalam situasi persidangan adalah suatu hal yang biasa karena didalamnya terjadi proses dialog atau debat untuk merasionalkan suatu hal sehingga sering pula persidangan disebut “
perang dinging atau perang kata”. C. Prinsip-prinsip persidangan

Dalam usaha mencapai suasana persidangan yang diharapkan, maka harus memperhatikan faktor-faktor yang menunjang lancarnya persidangan yang meliputi:
  1. Akan kejelasan dan fokus masalah atau kasus dalam pokok persoalan yang akan dibahas.
  2. Dilaksanakan dalam suasana yang terencana dari segi waktu, tempat, maupun kesempatan.
  3. Dilandasi oleh sikap saling menghargai dan menghormati yang ditunjang dengan itikad baik untuk bersama-sama memikirkan kepentingan organisasi.
  4. Terlepas dari kepentingan pribadi dan ambisi pribadi yang berlebihan.
  5. Adanya komunikasi yang dinamis dan dijiwai semangat musyawarah mufakat.
  6. Konsisten dan konsekuen terhadap hasil-hasil persidangan secara mufakat.
  7. Etika persidangan adalah sikap atau prilaku yang harus dimiliki oleh setiap peserta sidang. Hal hal yang harus diperhatikan dalam pelaksanaan sidang adalah:
    - Saling menghormati dan menghargai antar peserta sidang selama persidangan berlangsung
    - Tidak memaksakan pendapat
    - Bersikap sopan santun
    - Bersikap lapang dada
    - Disiplin
  8. Retorika adalah gaya bahasa yang digunakan dalam mengemukakan pendapat, pernyataan atau pertanyaan. Hal-hal yang harus diperhatikan ketika berbicara dalam suatu persidangan adalah:
    - Intonasi suara harus jelas dan tegas
    - Tidak berbicara bohong atau harus sesuai dengan fakta dan data yang benar
    - Tidak mengeluarkan kata-kata yang bersifat SARA
    - Dalam mengemukakan pendapat tidak bertele-tele dan membingungkan peserta sidang
    - Bahasa yang digunakan mudah dipahami dan dimengerti oleh peserta sidang
    - Dalam mengambil keputusan harus berdasarkan kesepakatan bersama (suara fraksi)
D. Jenis Persidangan
  1. Sidang Paripurna/pleno
Adalah suatu persidangan lengkap yang dihadiri oleh unsur-unsur refresentatif yang memiliki kekuatan yang lebih besar dan kuat baik dari segi masalah ataupun peserta persidangan.
  1. Sidang Komisi
Adalah bagian dari sidang pleno/paripurna yang membahas suatu masalah tertentu saja dan dihadiri oleh sebagian anggota sidang saja yang termasuk anggota atau komisi tertentu.
  1. Sidang Sub Komisi
Adalah sidang yang lebih kecil dari sidang komisi karena tingkat kesulitannya permasalahan yang tinggi.

E. Kelengkapan Persidangan

Kelengkapan persidangan terdiri dari: pimpinan sidang, ruang sidang, palu sidang, draft atau konsideran, alat dan bahan yang dapat menunjang jalannya persidangan misalnya, pengeras suara, meja, kursi, alat tulis, kertas suara, kotak suara, dan sebagainya.

Bentuk pimpinan sidang terdiri dari dua macam yakni:
  1. Pimpinan Sidang Tunggal
Pimpinan sidang tunggal terdiri dari: ketua, wakil ketua dan sekretaris yang pada pelaksanaannya dapat diganti setiap session oleh anggota persidangan.
  1. Pimpinan Sidang Presidium
Pimpinan sidang presidium adalah onggota persidangan yang ditugaskan dalam persidangan dari mulai awal persidangan hingga akhir persidangan dan bersifat sementara. Biasanya berjumlah ganjil yaitu 3 atau 5 orang yang keseluruhannya disebut pimpinan-pimpinan presidium atau anggota presidium. Tugas presidium sidang yaitu mengatur jalannya sidang secara umum baik itu pengaturan lalu-lintas pembicaraan, memberikan kesempatan berbicara, menjatuhkan sanksi, peringatan, memberikan tekanan pada persoalan penting, menjelaskan rasionalisasi masalah dan sebagainya.

Unsur-unsur Persidangan:
- Panitia pelaksana (OC)
- Panitia pengarah (SC)
- Peserta sidang
- Pimpinan sidang
- Materi persidangan

F. Mekanisme Persidangan

Dalam praktek persidangan ada beberapa istilah yang sering digunakan baik oleh peserta maupun oleh pimpinan sidang sebagai aturan tertib sidang diantaranya:
  1. Ketukan palu sidang
Dalam persidangan, hal yang penting yang tidak bisa dipisahkan dari suatu proses pengambilan keputusan yaitu palu sidang. Pentingnya palu sidang ini dari segi peran dan fungsinya oleh karena itu sering disebut nyawa dari persidangan. Aturan ketukan palu sidang untuk mengatur jalannya persidangan harus diperhatikan oleh seseorang pimpinan sidang agar tidak membawa masalah berikutnya. Pimpinan sidang dituntut waswas dalam menentukan ketukan palu sidang tersebut yang sebenarnya merupakan senjata bagi pimpinan sidang apabila digunakan secara benar. Adapun aturan penggunaan adalah sebagai berikut. Palu sidang diketuk 1 kali, artinya:
- Menskor sidang satu kali...menit/jam/hari/dsb
- Menetapkan keputusan sementara
- Mencabut keputusan sementara
Palu sidang diketuk 2 kali, artinya:
- Menskor sidang 2 kali...menit/jam/hari/dsb
- Menegur atau menerima perhatian peserta sidang
Palu diketuk 3 kali, artinya:
- Membuka sidang secara resmi
- Menutup secara resmi
- Menetapkan keputusan akhir
  1. Lobying
Proses pembicaraan informal peserta sidang diluar acara persidangan apabila suatu keputusan atau kesepakatan tidak dapat dicapai dalam persidangan. Terlebih dahulu persidangan diskor/dihentikan oleh pimpinan sidang dengan waktu yang ditentukan.
  1. Skorsing
Skorsing persidangan dapat dilakukan apabila menghadapi permasalahan dalam persidangan baik berupa penyegaran, deadlock ataupun menghadapi keadaan darurat dan gangguan pembicaraan. Hal ini dilakukan oleh pimpinan sidang dengan jalan menghentikan persidangan dengan waktu yang ditentukan.
  1. Usul
Usul yaitu keinginan dari peserta sidang atau pimpinan sidang pada saat persidangan berlangsung.
  1. Interupsi
Interupsi adalah memotong pembicaraan peserta atau pimpinan sidang oleh peserta sidang. Dilihat dari kekuatannya, interupsi dari peserta sidang tidak dapat ditolak oleh pimpinan sidang dan harus diberikan waktu interupsi. Sedangkan usul boleh ditolak atau tidak dapat diberikan kesempatan sama sekali oleh pimpinan sidang untuk dikemukakan. Jenis Interupsi
    • Interupsi point of other
Yaitu memotong pembicaraan orang lain atau mengusulkan kepada pimpinan sidang meminta bicara tentang persoalan yang sedang dibicarakan.
    • Interupsi out of other
Yaitu memotong pembicaraan orang lain atau mengusulkan kepada pimpinan sidang untuk berbicara tetapi diluar persoalan yang sedang dibicarakan.
    • Interupsi point of information
Yaitu memotong pembicaraan orang lain atau mengusulkan kepada pimpinan sidang untuk memberikan informasi kepada peserta sidang.
    • Interupsi point of correction
Yaitu memotong pembicaraan orang lain atau mengusulkan kepada pimpinan sidang untuk menelaskan atau meluruskan permasalahan yang sedang di bahas.
    • Interupsi point of privilaght (hak-hak istimewa)
Yaitu memotong pembicaraan orang lain atau mengusulkan kepada pimpinan sidang apabila seorang merasa tersinggung oleh peserta sidang yang lain.
    • Interupsi inteknis
Yaitu memotong pembicaraan orang lain dan mengusulkan kepada pimpinan sidang untuk membicarakan soal teknis persidangan dan teknis lain dalam persidangan.

G. Tata Cara Memimpin Persidangan
  1. Pemimpin sidang harus memperhatikan segala agenda acara, tata tertib, dan protokoler persidangan.
  2. Membentuk kata pengantar yang singkat, padat dan jelas sehingga mudah dipahami oleh peserta sidang.
  3. Jika terjadi ketegangan ataupun perselisihan berupaya memberikan penjelasan secara proporsional mengenai masalah yang dibahas.
  4. Memberikan sanksi jika ada yang melanggar tata tertib sidang dengan tegas dan adil.
  5. Membuat kesimpulan dari keseluruhan acara persidangan.

Sebelum sidang dimulai, biasanya sidang belum mempunyai pimpinan sidang. Untuk itu sebagai pimpinan sidang sementara diambil alih oleh panitia pengarah (SC). Panitia pengarah ini akan memilih pimpinan sidang atau presidium sidang untuk selanjutnya. Presidium sidang terpilih memimpin jalannya persidangan. Pimpinan sidang terpilih dapat dipilih lebih dari satu orang dan hendaknya dipilih lebih dari satu agar bergantian memimpin.

Materi TEKNIK PERSIDANGAN ORGANISASI
1. DASAR PEMIKIRAN
Permusyawaratan dalam MUBES/KONGRES/RAKER membutuhkan persidangan-persidangan. Hal ini dilakukan secara
fokus dan berimbang untuk mendapatkan hasil yang maksimal. Keputusan terbaik pada akhirnya akan lahir dari pemahaman dan ketaatan terhadap aturan didalam sebuah persidangan.Persidangan didefinisikan sebagai pertemuan formal organisasi guna membahas masalah tertentu dalam upaya untuk
menghasilkan keputusan yang dijadikan sebagai sebuah Ketetapan. Keputusan dari persidangan ini akan mengikat
kepada seluruh elemen organisasi selama belum diadakan perubahan atas ketetapan tersebut. Ketetapan ini sifatnya
final sehingga berlaku bagi yang setuju ataupun yang tidak, hadir ataupun tidak hadir ketika persidangan berlangsung

JENIS PERSIDANGAN
1)Sidang Pleno
a.Sidang Pleno diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan
b.Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidang
c.Sidang Pleno dipandu oleh Steering Committee
d.Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu yang berhubungan dengan Permusyawaratan
2).Sidang Paripurna
a.Sidang Paripurna diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan
b.Sidang Paripurna dipimpin oleh Presidium Sidang
cSidang Paripurna mengesahkan segala ketetapan dan keputusan yang berhubungan dengan Permusyawaratan
3).Sidang Komisi
a.Sidang Komisi diikuti oleh anggota masing-masing Komisi
b.Anggota masing-masing Komisi adalah peserta dan peninjau yang ditentukan oleh Sidang Pleno
c.Sidang Komisi dipimpin oleh seorang pimpinan dibantu seorang Sekretaris Sidang Komisi
d.Pimpinan Sidang Komisi dipilih dari dan oleh anggota Komisi dalam Komisi tersebut
e. Sidang Komisi membahas materi-materi yang menjadi tugas dari Komisi yang bersangkutan


ATURAN PERSONALIA SIDANG
1.Peserta
Hak peserta:
a.Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secara
lisan maupun tertulis
b.Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusan
c.Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihan
d.Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihan
Kewajiban peserta:
a.Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
b.Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan
2.Peninjau
Hak Peninjau:
-.Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secara
lisan maupun tertulis
Kewajiban Peninjau:
a.Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
b.Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan

ATURAN PERSONALIA SIDANG
1.Peserta
Hak peserta:
a.Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secara
lisan maupun tertulis
b.Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusan
c.Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihan
d.Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihan
Kewajiban peserta:
a.Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
b.Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan
2.Peninjau
Hak Peninjau:
-.Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secara
lisan maupun tertulis
Kewajiban Peninjau:
a.Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
b.Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan

3.Presidium Sidang
a.Presidium Sidang dipilih dari dan oleh peserta Permusyawaratan melalui Sidang Pleno yang dipandu oleh Panitia
Pengarah
b.Presidium Sidang bertugas untuk memimpin dan mengatur jalannya persidangan seperti aturan yang disepakati
peserta
c.Presidium Sidang berkuasa untuk memimpin dan menjalankan tata tertib persidangan

Syarat-syarat Presidium Sidang :
a.Mempunyai sifat leadership, bijaksana dan bertanggung jawab
b.Memiliki pengetahuan yang cukup tentang persidangan
c.Peka terhadap situasi dan cepat mengambil inisiatif dalam situasi kritis
d.Mampu mengontrol emosi sehingga tidak terpengaruh kondisi persidangan
Sikap Presidium Sidang :
a.Simpatik, menarik, tegas dan disiplin
b.Sopan dan hormat dalam kata dan perbuatan
c.Adil, bijaksanan dan menghargai pendapat peserta

ATURAN KETUKAN PALU dan kondisi-kondisi lain :
Ø1 kali ketukan
a.Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang.
b.Mengesahkan keputusan/kesepakatan peserta sidang poin perpoin (keputusan sementara).
c.Memberi peringatan kepada peserta sidang agar tidak gaduh.
d.Menskors dan mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya tidak terlalu lama sehingga peserta sidang tidak perlu meninggalkan tempat sidang.
e.Mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru.
2 kali ketukan : Untuk menskorsing atau mencabut skorsing dalam waktu yang cukup lama, misalnya istirahat, lobying, sembahyang,makan.
Skorsing ialah penundaan persidangan untuk sementara waktu.
Lobying ialah suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan perbedaan pendapat dalam pengambilan keputusan
3 kali ketukan :
a.Membuka/menutup sidang atau acara resmi.
b.Mengesahkan keputusan final /akhir hasil sidang.
Contoh kalimat yang dipakai oleh Presidium Sidang
1.Membuka sidang
“Dengan mengucap Bismilahirahmanirahim, sidang pleno I saya nyatakan dibuka. “ tok…….tok…….tok
2Menutup sidang
“Dengan mengucap Alhamdulillahriabilalamin, sidang pleno I saya nyatakan ditutup.” Tok……..tok……..tok
3. Mengalihkan pimpinan sidang
“Dengan ini pimpinan sidang saya alihkan dari presidium ...kepada presidium...” tok.
4 Mengambil alih pimpinan sidang “Saya terma pimpinan sidang dari pesidium ...,Dengan ini pimpinan sidang saya ambil alih “ tok
5 Menskorsing sidang“Dengan ini sidang saya skorsing selama 15 menit” tok……….tok.
6Mencabut skorsing
“Dengan ini skorsing 15 menit saya cabut dan saya nyatakan sidang dilanjutkan“ tok…….tok
7Memberi peringatan kepada peserta sidang Tok………. “Peserta sidang harap tenang !”

QUORUM DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN
1.Persidangan dinyatakan syah/quorum apabila dihadiri oleh sekurang-kurangnya ½ n + 1 dari peserta yang terdaftar
pada Panitia (OC)
2.Setiap keputusan didasarkan atas musyawarah untuk mufakat, dan jika tidak berhasil diambil melalui suara terbanyak
(½ + 1) dari peserta yang hadir di persidangan
3.Bila dalam pengambilan keputusan melalui suara terbanyak terjadi suara seimbang, maka dilakukan lobbying sebelum
dilakukan pemungutan suara ulang
Catatan: umum teknis (pelaksanaan)

0 komentar:

Poskan Komentar

 
;